6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Teknomak İmalat Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından hazırlanmıştır.
Teknomak İmalat Sanayi ve Ticaret A.Ş. (TEKNOMAK) olarak; müşterilerimiz, tüketicilerimiz, tedarikçilerimiz ve çalışanlarımız dahil şirketimiz ile ilişkili şahısların uhdemize intikal eden kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat gereğince; kişisel verilerin güvence altına alınması ve işlenmesi konusunda özenli davranmayı ilke edinmiş bulunmaktayız. Bu bağlamda, anılan mevzuata göre Veri Sorumlusu sıfatıyla sizleri aydınlatmak istiyoruz.
TEKNOMAK olarak; veri sorumlusu sıfatıyla, duruma göre aşağıda belirtilen şekillerde elde ettiğimiz kişisel verilerinizin, ticari ilişkilerimiz kapsamında veya sizlerle olan iş ilişkimiz dahilinde; işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda, yurtiçi/yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK’da sayılan sair şekillerde işlenebileceğini bildiririz.
1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ
Tarafımızca çalışanlara ilişkin kendileri tarafından tarafımıza sağlanan kişisel veriler işlenebilmektedir.
Örnek kabilinden olmak üzere işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir;
• Ad, soyadı, doğum tarihi, uyruğu, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durum, T.C. kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no), nüfus cüzdanı sureti,
• Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
• Finansal ve maaş detayları, bordrolar, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, BES bilgisi,
• Eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı, engellilik durumu/tanımı/yüzdesi, sağlık verisi, kan grubu, sağlık raporları, işbaşı sağlık raporu, akciğer grafisi, işitme testi, göz testi, işyeri hekiminin imzalattığı işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri,
• Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, özgeçmişi, eğitim aldığı kurslar,
• Gerçek kişiye ait fotoğraf, ses kayıtları, kamera kayıtları,
• Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalite değerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri,
• Evlilik cüzdanı, eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, telefon numarası, yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası,
• Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, tahsis no, sosyal güvenlik no, muhasebe kodu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon,
• Askerlik tecili, araç plakası, ehliyet sureti, ayakkabı numarası, giysi bedeni, boy, kilo, binilen servis, binilen durak verileri, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları, fabrika giriş-çıkış kayıtları, çalışan günlük aktivite verileri.
• Şirketimizin tanıtım ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi maksadıyla; şirketimizde yapılan çalışma esnasında ve şirket dışında yapılan etkinliklerde çalışanlarımızın görsel ve işitsel verilerini (fotoğraf, video, ses kaydı vs.) şirketimize ait internet sitesi ve sosyal medya hesaplarında yayınlamak amacıyla sınırlı olmak üzere kişisel verileri toplayarak işleyebilir.
2. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
İşveren olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki iş sözleşmesinin ifası, ilgili mevzuatta öngörülen nedenlerle, şirketin meşru menfaatleri gereği sizden bizzat talep ettiğimiz, iş başvurunuz sırasında internet sitemiz veya diğer istihdam sağlama platformları aracılığıyla önceden talep etmiş olduğumuz veya iş başvurunuz sırasında bizimle paylaşmayı tercih ettiğiniz özgeçmişinizde veya başvurunuza ilişkin paylaştığınız diğer metinlerde yer alan kişisel verilerinizi;
• Sizin bize fiziksel veya elektronik ortamda iletmeniz ve birden fazla kişinin kullanımına açık şirket bilgisayar programlarına, uygulamalarına ve sunucularına veya internet ortamına 3.kişilerin ulaşımına açık bilgi kaydetmeniz suretiyle topluyoruz.
• Şirket iş takibini gerçekleştirebilmeye yönelik meşru menfaati gereği, giriş ve çıkış saatlerini kontrol eden sistemler aracılığıyla; işyeri güvenliğini sağlama ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla size tedarik edilen araç ve yakıt kullanımınızın takibine ilişkin verileri şirkete ait taşıt araçlarına yerleştirdiğimiz takip cihazları yoluyla topluyoruz.
• Şirketin işyeri güvenliği sağlamaya yönelik hukuki yükümlülüğü ve meşru menfaati gereği, işyeri binasına yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla topluyoruz.
• Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla ve kanunlarda öngörülmesi nedeniyle iş yeri hekimimiz aracılığıyla sağlık verilerinizi fiziksel olarak ve işyeri güvenliğini sağlamak amacıyla bina yönetiminden kişisel verilerinizi fiziksel veya elektronik olarak topluyoruz.
• Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için bize iletilen hukuki belge ve tebligatlar vasıtasıyla topluyoruz.
• Şirketin platformunu geliştirmeye ve daha efektif hale getirmeye yönelik meşru menfaati gereği Çerez Politikamızda da detayları belirtildiği üzere web sitemizde kullanılan çerezler vasıtasıyla kişisel verilerinizi topluyoruz.
• Kişisel Verileriniz, iş sözleşmenizin devamı süresince iş sözleşmenizin sona erdiği tarihten itibaren ilgili tüm yasal mevzuat uygun sürelerde ve koşullarda saklanmak durumunda olduğunu ve yasal süreler sonunda yok edileceğini bildiririz.
3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Şirket tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebepler gibi ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir.
a. İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;
• Çalışanların izin onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması,
• Çalışanların işten çıkış işlemlerinin yapılması,
• Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması,
• Bordro işlemlerinin yürütülebilmesi ve ilgili verilerin güncellenmesi amacı ile bordro programında işleyebiliyoruz. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır.
b. İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;
• Personel özlük dosyasının oluşturulması
• SGK bildirimleri, İşkur bildirimleri, emniyet kimlik bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması, zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması
• Çalışanların giriş çıkış kayıtlarının kontrolü.
• İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması
• İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması
• İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması
• Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak
• Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi
c. Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;
• İşyeri güvenliği amacıyla giriş-çıkışların denetlenmesi için işyeri bina yönetimine aktarabiliyoruz.
d. Müşteri sözleşmelerinin ifasından doğan gereklilik nedeniyle özellikle;
• Müşteri şikayetlerinde müşterinin haklı/haksız ayrımının yapılması, müşteri memnuniyetinin arttırılması, müşteri ihtiyacının anlaşılması ve müşteri ile ilişkili süreçlerin iyileştirilmesinin sağlanması
• Müşteriye hizmet kalitesinin değerlendirilmesi ve çalışanlara eğitim verilmesi
e. Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla özellikle;
• Şirket çalışanlarının satış performanslarının takibi ve raporlanması.
• Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması.
• İnsan Kaynakları veri programı çalışan verilerinin girilerek çalışan sayfasının oluşturulması, mevcut verilerin güncellenmesi.
• Çalışanlarla iletişimin sağlanması.
• Kendisine araç tahsis edilen veya kullandırılan çalışanın araba kullanmaya ehil olduğunun, ehliyetini herhangi bir nedenle kaybetmediğinin teyit edilmesi.
• Çalışana araç tedarik edilmesi.
• Kartvizit basımının sağlanması.
• Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması.
• Çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesi için şirket aracı kullanımının takip edilmesi.
• Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması.
• İş e-postasının oluşturulması.
• Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması.
• İşletmesel duyuruların yapılabilmesi için toplu mesaj, elektronik posta yönetiminin sağlanması.
• Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması.
• Kutlama amaçlı iletişimin sağlanması.
• Eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi.
• Kalite kontrolün sağlanması.
• Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması.
• Şirket çalışanlarına destek verilmesi.
• Memnuniyet anketi analizi yapılması.
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.
4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Güvenliğiniz ve şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, internet ortamında yapılan yayınların düzenlenmesi ve bu yayınlar yoluyla işlenen suçlarla mücadele edilmesi hakkında kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Hazine ve Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir. Örneğin; çalışanların kişisel verilerinin işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmaktadır. Ayrıca aşağıdaki belirtilen durumlarda kişisel verilerinizi paylaşabiliyoruz;
a. İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;
• Sağlık verilerinizi, tedavi ve sağlık kontrolü yapabilmesi için işyeri hekimimiz ve dışarıdan hizmet aldığımız İşyeri Sağlık ve Güvenlik Ortak Birimi ile paylaşabiliyoruz.
• Şirket denetçilerine, denetim faaliyetlerini gerçekleştirebilmeleri için bordro bilgilerini aktarabiliyoruz.
b. Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek nedeniyle özellikle;
• Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımıza ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşılabiliyoruz.
c. Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla özellikle;
• Kişisel verilerinizden gerekli olanlar, ulaşım, araç tedariki, kartvizit basımı gibi sebeplerle ilgili konuda çalıştığımız firmaya aktarılabilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Rıza göstermeniz halinde kişisel verileriniz, yurt dışı seyahatlerinde iletişim sağlanması, seyahat organizasyonunun sağlanması için yurt dışındaki üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir.
6. HAKLARINIZ
KVKK’nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili;
• Şirketin hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek, eğer işlemişse, buna ilişkin bilgi talep etmek,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenmek,
• Kişisel verilerin yurtiçi veya yurtdışına aktarılıp aktarılmadığı ve kimlere aktarıldığını öğrenmek haklarına sahipsiniz.
• Ayrıca, şirketten yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve verilerinin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep etme hakkınız vardır.
• Kişisel verilerinizin KVKK madde 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde verilerinizin imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) şirketten talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği 3. kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.
• Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.
• Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
• Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu İnsan Kaynaklarında bulunan başvuru formunu doldurarak, yazılı olarak şirket elektronik posta adresi, ıslak imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi veya elden şirketimize teslim etmeniz gerekmektedir. Şirket tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre şirket tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin şirkette kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde şirkette kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.
Şirketimizin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası www.teknomak.com.tr adresinden veya Çalışan El Kitabından inceleyebilirsiniz.
Yukarıda yapılan açıklamalar çerçevesinde; işbu bilgilendirme ve izin formunu, okuyup, anladığımı ve bu şekilde alınan aşağıdaki beyanımın olduğunu kabul ediyorum.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak kişisel ve/veya özel nitelikli kişisel verilerimin; tamamen veya kısmen elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, değiştirilmesi, güncellenmesi, periyodik olarak kontrol edilmesi, yeniden düzenlenmesi, sınıflandırılması, işlendikleri amaç için gerekli olan ya da ilgili kanunda öngörülen süre kadar muhafaza edilmesi, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde şirketinizin birlikte çalıştığı ya da kanunen yükümlü olduğu kamu kurum ve kuruluşlarıyla ve/veya Türkiye’de veya yurt dışında olan 3. kişi hizmet sağlayıcı, tedarikçi firmalar, şirketinizin ve/veya şirketinizin ortakları, Teknomak İmalat Sanayi ve Ticaret A.Ş. çatısı altındaki firmalar ile paylaşılması, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde yurtdışına aktarılması da dahil olmak üzere yukarıda belirtilen açıklamalar kapsamında işlenmesine, konu hakkında tereddüde yer vermeyecek şekilde bilgi sahibi ve aydınlatılmış olarak açık rızam ile onay veriyorum.